“Todo el método consiste en el orden y disposición de aquellas cosas hacia las cuales es preciso dirigir la agudeza de la mente para descubrir alguna verdad.”
— René Descartes

(con plantilla descargable para evaluar tus tareas)

En muchas ocasiones hablando con los compañeros me dicen que la inteligencia artificial está muy bien pero no sabrían realmente como sistematizarla para que les ayudara en el trabajo. Con ese fin hago esta entrada, para ver si podemos ayudar a que la gente la integre en el día a día, para tener claro por donde empezamos.

La inteligencia artificial (IA) ya no es un concepto de futuro. Está en nuestros correos, en nuestras reuniones y hasta en los informes que leemos cada mañana. Pero la gran pregunta no es “qué puede hacer la IA”, sino “qué puede hacer por mí en mi trabajo, aquí y ahora”.

Aterrizar la IA en el día a día no significa reemplazar personas, sino entender qué tareas pueden beneficiarse de la automatización o la asistencia inteligente. Y para eso, nada mejor que una herramienta sencilla y práctica: una hoja de cálculo.

Antes de correr a probar herramientas, necesitamos una visión clara de qué hacemos realmente con nuestro tiempo, así podremos ver qué es lo que encaja por eso, hemos preparado una plantilla en Excel que te ayuda a mapear tus tareas y descubrir en cuáles la IA puede aportar más valor.

Descarga aqui la plantilla

Esta hoja te permitirá anotar tus tareas diarias y calcular automáticamente una puntuación de idoneidad IA, basada en tres factores: Tiempo que dedicas a la tarea. Frecuencia con la que la repites. Importancia dentro de tu trabajo.

🧩 Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Anota tus tareas principales

En la primera columna, escribe todas las tareas que realizas en una semana normal: desde “responder correos” hasta “preparar informes” o “revisar contratos”. Cuantas más anotes, mejor entenderás tu flujo de trabajo.

2. Evalúa el tiempo y la frecuencia

En las siguientes columnas, indica: Tiempo dedicado (minutos al dia): cuántos minutos te lleva. y que Frecuencia (veces/mes): con qué regularidad la haces. Esto ayuda a identificar las tareas que más energía consumen, incluso si parecen “pequeñas”.

3. Asigna una importancia del 1 al 5

Piensa: si esta tarea no se hiciera bien o no se hiciera a tiempo, ¿cuánto impactaría? 1-2: poco impacto (tareas rutinarias, administrativas). 3: impacto medio. 4-5: impacto alto (estratégicas, creativas o de relación).

4. Marca si es automatizable

Aquí puedes indicar si crees que la IA podría intervenir: “Sí” → tareas repetitivas, basadas en reglas o texto, pones un 3; “No” → requieren juicio humano o negociación pones un 1 . “Parcial” → la IA puede apoyar, pero no sustituir. pones un 2

5. Revisa la puntuación automática

La hoja calcula una “puntuación de idoneidad IA” mediante la fórmula: (Tiempo × Frecuencia) × (1 – Importancia / 5) x automatización x inverso de la importancia, Cuanto mayor sea el número, más sentido tiene probar la IA en esa tarea. En otras palabras: las tareas que se repiten mucho, consumen tiempo y no son críticas, son las mejores candidatas.

Aunque yo te recomiendo que intentes usar la inteligencia artificial en todas tareas, empieza desde luego con las más Idóneas en principio.

🧠 Interpretar tus resultados

Una vez que completes tu hoja, mira la puntuación y serán tres tipos de tareas:

Idoneidad media. Alta puntuación – Mezcla de creatividad y repetición Considerar usar IA como apoyo parcial: generación de ideas, resúmenes o borradores.

Alta idoneidad IA, Media Puntuación – Repetitivas, rutinarias, poco estratégicas, Buscar herramientas que automaticen o asistan (por ejemplo, IA para redactar correos, generar informes o transcribir reuniones).

Baja idoneidad IA Baja Puntuación – Estratégicas, analíticas o relacionales, Mantener el control humano, pero usar IA para preparación o documentación.

El objetivo no es sustituir tu trabajo, sino redirigir tu energía a lo que realmente genera valor. Empieza por las de mas puntuación, alta idoneidad

🧰 Herramientas IA que puedes probar según tus resultados

Mi recomendacion es que uses la que tengas a mano, -aunque sea parcialmente- será mejor que uses cualquier herramienta para facilitarte el trabajo que ninguna.

Empieza por una sola tarea y observa el impacto. La adopción efectiva de IA no se trata de usar “todas las herramientas”, sino de usar la correcta en el lugar adecuado e ir incorporando.

Si no se te ocurre a que tarea concreta te puede ayudar la inteligencia artificial puedes usar este prompt para preguntar a la inteligencia artificial que dispongas ChatGPT Gemini…. Etcétera y puedes poner la sujerencia en la siguiente casilla de la excel para poder empezar .

“Para la tarea [Revisar el correo] ¿Cómo me puede ayudar la inteligencia artificial? Ponme ejemplos”

no olvides visitar esta entrada en la que hay muchas sugerencias de utilización https://fideliscustomer.com/2024/04/12/como-aplicar-la-inteligencia-artificial-a-tu-empresa/

🚀 Conclusión: la inteligencia artificial empieza en tu agenda

Aterrizar la IA en tu puesto no requiere ser programador ni tener un gran presupuesto. Solo necesitas mirar tu día con datos.

La hoja Excel te da esa visión: qué haces, cuánto te cuesta y dónde la tecnología puede multiplicar tu tiempo.

La próxima vez que escuches hablar de “transformación digital”, recuerda que empieza por ti, por tus tareas y por cómo decides aprovechar tu talento con ayuda de la IA.