“Cuando todos reman en la misma dirección, la velocidad se multiplica.”

anónimo.

La Inteligencia Artificial (IA) no es solo una tendencia: es una palanca estratégica para mejorar eficiencia, reducir costes y aumentar la satisfacción del cliente. En el caso de un departamento las tareas se multiplican porque están dentro de diferentes procesos,

Vamos a hacer algo parecido a lo de mi anterior entrada y antes de lanzarse a implementar soluciones, vamos a analizar lo que hacemos y para ello lo mejor es empezar por mapear los procesos. Entonces:

1. Mapea tus procesos actuales

Identifica cada flujo operativo en tu departamento. Pregúntate:

• ¿Qué tareas son repetitivas?
• ¿Dónde se toman decisiones basadas en datos?
• ¿Qué puntos generan fricción o retrasos?

Este mapa será tu hoja de ruta para detectar oportunidades de IA.

2. Analiza cada paso y busca oportunidades de IA

En cada etapa del proceso, evalúa:

• ¿Puede un algoritmo predecir, clasificar o recomendar?
• ¿Puede un agente automatizar tareas manuales?
• ¿Hay datos suficientes para entrenar modelos?

Si no se te ocurre nada lo mejor es preguntar directamente a la inteligencia artificial para que ella misma misma te sugiera

Prompt:

«Actúa como un consultor estratégico experto en inteligencia artificial dime ime qué herramientas o usos de la inteligencia artificial pueden ser usados para este proceso concreto [recepcion de facturas]»

Para ello igual que en mi entrada anterior vamos a ayudarnos de una excel que nos pueda ayudar para ver en qué partes podemos usar inteligencia artificial. Además vamos a hacer un ejemplo con un departamento típico que hay en casi todas las empresas: el Departamento de Créditos

Para que sirva de ejemplo vamos a poner el detalle de un proceso típico de un departamento de créditos que es el análisis de riesgos para la aprobación de un cliente. Ya sabemos que estos departamentos hacen mucho más, pero vamos a centrarnos solo en una parte para que nos sirva de guía:

Nota: no soy experto en créditos, puede que estos pasos no sean los correctos.

Departamento de Créditos – aprobación

1. Recepción de solicitud

• Captura de datos del cliente (formulario web, presencial, app).
• Validación inicial (completitud de datos).
• Registro en el sistema.

2. Validación de documentación

• Verificación de identidad (DNI, pasaporte).
• Comprobación de documentos financieros (nóminas, extractos).
• Validación contra listas negras o bases externas.

3. Análisis de riesgo

• Consulta de historial crediticio (bureaus).
• Cálculo de score interno.
• Evaluación de capacidad de pago (ingresos vs deuda).

4. Aprobación o rechazo

• Aplicación de políticas internas (límites, excepciones).
• Revisión manual en casos especiales.
• Generación de decisión final.

5. Comunicación al cliente/ comercial

• Notificación por email/SMS/app.
• Envío de contrato o condiciones.
• Seguimiento para firma y activación.

Esta excel de las imagenes te la puedes bajar aqui.

Interesante será que esta excel la rellenen las propias personas del departamento. Cada uno sabe perfectamente lo que está haciendo y es mejor que lo haga la persona que lo hace que el jefe que está por encima. Cuando tengamos esta información lo que hacemos es transferirla a la Excel.

Una vez que tengamos esa información en la Excel lo que vamos a hacer es preguntar a la inteligencia artificial qué sugerencias nos da para poder ver en qué la podríamos usar. Lo que ves aquí me lo ha sugerido la IA directamente con el prompt de arriba.

Luego analizamos. igual que hicimos en mi entrada anterior. los minutos que se dedican a cada tarea, esto es los minutos que dedica la persona o personas a esa tarea concreta y además se rellena el resto de los campos como ya expliqué en mi anterior entrada. Muy importante definir la importancia y crucial sí se puede automatizar total parcial o no cada tarea. No hagas caso de los números del ejemplo ya que son inventados.

Al final tendrás una idea de qué procesos podemos usar y por cuales podemos empezar. esta excel incluso te puede servir luego ya cuando hayas adoptado algunas de las ayudas de inteligencia artificial para ver exactamente cuántos minutos te has podido ahorrar.

Bájate la excel borra lo que está y pon tus propios procesos.

Esta infografia tambien la ha hecho la IA. Ahora sólo queda decidir por cuál vas a empezar.

Espero que os sea de utilidad