”Ante todo, Mucha calma”
Siniestro total

Estamos liados con algo, y suena el teléfono, a veces los dos, el fijo y el móvil, vienen a verte alguien con algún encarguito….te reclaman lo del otro día …el cliente se queja, …ese otro lo quiere para ayer…. ¡Es que nos va a dar algo !!!

¿Cómo hacemos nuestro trabajo aunque no paren de llegarnos tareas imprevistas? (“marrones” incluidos…)

1 Ante todo mucha calma

Como decían los “siniestro total”. Llega un momento que ante tanta acumulación de imprevistos, nuestra primera reacción suele ser de indignación, luego de irritación y finalmente de auto compasión. Parálisis. Somos humanos, por supuesto, y reaccionamos así por instinto.

En ese momento hay que cambiar conscientemente de esa forma de pensar. Recobrar la serenidad y darnos cuenta de lo que tenemos delante: un trabajo que hay que hacer. Hay que desprenderse del drama. Calma, serenidad y decisión.

2 Toma nota de inmediato y sigue trabajando

Si te fijas, cuando aparece una nueva tarea surgen dos cosas: Interrupción y Obligación.

Ante la interrupción es necesario volver a lo que estabas y terminarlo con el mismo nivel de compromiso que tenías. Ante la obligación es preciso que la anotes para hacerla, pero (muy importante) seguir con lo que estabas.

Si inmediatamente te pones con cada nueva tarea, sencillamente nunca terminarás nada. Es necesario que anotes la nueva tarea pero también que vuelvas, lo más deprisa que puedas, a la que entonces estabas haciendo. Una manera de anotarlo es decir “mándame un correo para que no se me olvide…” y así lo tienes por escrito para cuando vayas a ponerte con ello. El hecho de tenerlo anotado ya calma un poco la urgencia.

¿Y qué pasa si la nueva tarea tiene que “hacerse ya”? , Calma, mucha calma, Intenta por todos los medios de contener el impulso de hacerlo e igualmente terminar lo que estabas haciendo. “En cuanto termine esto me pongo con eso”.

Cualquier cosa puede esperar 30 ó 40 minutos (excepto urgencias médicas y horas limite) Esperar un poquito te permitirá 1) terminar lo que hacías y 2) empezar con más seguridad el nuevo encargo.

Si nos ponemos de inmediato cualquier cosa que venga, te sumirás en un estado de estrés continuo y todas tus tareas se verán como con precipitación y mediocridad, te verán como un tío “nervios” y un “agobios”

3 Identifica y clasifica la tarea que llega

Normalmente todo lo que nos cae nos parece importante y urgente. El teléfono móvil da una sensación de petición personal y urgente cuando la mayoría de las veces los clientes lo usan por comodidad y no por urgencia.

Cada tarea no tiene el mismo impacto en tus objetivos, producen resultados y exigen lo mismo de ti.

Cada tarea hay que ponerle una etiqueta para poder planificarse. Yo suelo usar estas:
Una lista de tareas con la etiqueta de – urgente e importante, urgente, Importante , No importante-no urgente. Pienso, las clasifico y sigo con lo que estaba haciendo. Otra clasificación que he visto por ahí es Clave, importante, secundario…

4 Reajusta tu planificación

Quien conoce por adelantado lo que tiene que hacer puede reajustar y mover piezas con más facilidad, decisión y libertad. Puedes reajustar en cualquier momento, lo importante es que lo tengas anotado en algún sitio para que no se descontrole nada.

Si llegan tareas que de verdad han de hacerse, revisa tu lista de tareas para el día y hazte estas tres preguntas:
“¿Tengo que hacer todas hoy?” (Por supuesto que no, no todas las tareas son urgentes e importantes)
“¿Hay alguna que pueda posponer y pasar a mañana?” Si es así, ¿cuál? (siempre con madurez y criterio productivo).
“Hay alguna que puedo delegar o reenviar a otra persona?” Si es así, hazlo ya.

Mueve las piezas sí, pero comprometéte a hacer las importantes e urgentes y no dejes que otras de mucha menor importancia les afecten.

Piensa que en esos casos tienes que elegir, decidir y posponer. Si quieres mantener tu profesionalidad y un mínimo de calidad en tu trabajo, nunca podrás llegar a todo de forma inmediata. Y si lo intentas, lo harás mal.

5 Ponte en marcha cuanto antes

El mejor modo de acabar las cosas, tanto si son pocas como muchas, es empezar. Sencillamente empezar.

Seis claves:

1. Intenta animarte y sonreír porque en ese estado la tarea te costará menos. Los pensamientos generan emociones, Piensa en positivo

2. Si el tamaño de la tarea que te ha caído te abruma, divídela en varias partes para empezar por el que más te apetezca o te estimule. El caso es empezar ya.

3. No caigas en la multitarea. Cuando hay avalancha de tareas intentamos poner varias cosas en marcha pero eso al final nos estresa más, nos hace más ineficaces y caemos en la precipitación.

4. No te agobies con la lista de tareas que no para de crecer. Preocúpate y concéntrate en la que tienes entre manos. Sólo existe esa tarea.

5. Trata por todos los medios de conseguir concentración. El trabajo ininterrumpido hace que no sólo des lo mejor de ti en cada tarea sino que puedas terminarla antes. Unos cascos con música pueden ser muy útiles…

6. Entre tarea y tarea descansa, mira por la ventana, relájate, tomate un café, etc. eso te va a dejar más preparado para ir por la siguiente

Espero que os sea de utilidad