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Como hacer un acta de reunión

3 comentarios

“La memoria es la inteligencia de los tontos”

Albert Einstein

 En cualquier reunión se suele tener más cuidado con lo que se dice cuando ves que hay alguien tomando nota. Es una buena costumbre tener un acta de las reuniones importantes ya que lo que queda escrito tiene menos posibilidades de interpretación y además la memoria juega a menudo malas pasadas y las palabras se las suele llevar el viento.

Como debe ser un acta o las notas de una reunión o que debe contener:

-Nombre del proyecto visita o asunto a tratar.

Importante. Tenerlo a la vista centra el tema si por alguna circunstancia has perdido el hilo. Ponente pesado, repetición de lo mismo, revisar el mail.. etc

– Fecha.

Completa y cuando guardes el archivo empieza en este formato AÑO,MES, DIA, 140926, se te ordenaran solas en el ordenador.

– Asistentes.

Será interesante en el futuro saber quién estaba y quien sabia del caso sobre todo si se le asignan tareas es bueno poner las siglas de cada nombre y quien es para referenciarlo más abajo, cuando toque.

-Detalles de la reunión.

                Una buena manera de empezar es centrar el tema y revisar primero el orden del día, es decir los temas a tratar y los asuntos pendientes de la última reunión, es bueno reflejar quien dice que y las opiniones.

-Próximas acciones .

                Aquí hay que detallar que hay que hacer y quien va a hacerlo, con las siglas del nombre referenciadas, cosas que deben estar hechas antes de la próxima reunión o visita en la que revisaremos esto.

Próxima reunión o contacto.

Se aclara la fecha de la próxima reunión o visita dando suficiente tiempo para que se haga lo que se debe hacer y se ha acordado en los detalles.

Consideraciones:

-Después de la visita se debe enviar esta acta a todos los asistentes para que se pueda corregir o puntuar lo que haga falta.

-No tomes nunca los datos con ordenador, la sensación para el resto de asistentes es muy mala y parece que no atiendes y estás trabajando en otra cosa.

-Toma notas visiblemente y que lo pueda ver cualquiera, si cubres tu escrito da una sensación de desconfianza.

Y sobre todo:

– Es mejor que tomes las notas tú mismo, no olvides una frase muy conocida entre asociaciones y sindicatos:

“¿Quién manda en una asamblea?

–Quien lleva la tiza…”

Saludos

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3 pensamientos en “Como hacer un acta de reunión

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