«Si el éxito tiene un secreto, reside en ver el punto de vista de otra persona y contemplar las cosas desde el angulo de esa persona y desde la tuya propia.»

Henry Ford

A la hora de convocar una reunión creativa por ejemplo de CPS (Creative Problem Solving), Desing thinking o Lean te puedes encontrar con todos los problemas inherentes a las reuniones de mucha gente pero además multiplicados porque hay que fomentar la participación para que todo sea un éxito y se corre el riesgo que se convierta en un caos.

Imaginaros la mezcla en mis reuniones, a veces de mucha gente con diferente forma de entender las cosas, diferente status jerárquico y diferentes afinidades cosa que se refleja hasta en la posición que se sientan en la reunión.

Hasta hace poco en  estas reuniones, para evitar el caos siempre empezaba señalando el objetivo de la reunión y decía lo siguiente «aunque esta reunión es para que participéis todos, vais a ver que os voy a mandar callar muchas veces. Somos muchos, es inevitable comentar y que se formen corrillos paralelos de conversación. Pero así nos perderemos la información que nos pueden dar los demás. No os lo toméis como algo personal y me disculpo de antemano» . La realidad es que se lo toman bien y lo cierto es que sin darme cuenta estaba haciendo cumplir estas claves que os comento mas abajo

Comentando en una reciente reunión de innovación con otros expertos la reglas que deben seguirse en una reunión de este tipo son estas seis :

1 No se emiten Juicios.

No se debe permitir que nadie juzgue la idea de otro. Ni para bien ni para mal. Que es una buena o mala idea se vera más adelante. Los de la línea mas alta jerárquicamente tienden a emitirlos y hay que evitar el sesgo que provocan. Los que no tienen afinidad por quien ha dado la idea también. Hay que evitarlo.

2 Se construye sobre las ideas de los demás.

Evitar el protagonismo. Si la idea es buena se debe matizar,  aumentar variar, sin ningún problema y que todos asuman que su propia idea puede ser variada por otros.

3 No se pisan conversaciones.

Muy importante y aquí hay que ser severo. hay que escuchar y que todos escuchen lo que cualquiera tiene que decir. Conviértete en una especie de moderador y de ahí las frases que comento al principio de la reunión.

4 Fomento de ideas locas.

Si la reunión es creativa esto es lo que nos hace falta. Hay que señalar que hay que sacarlas. Os acordáis de un teléfono sin botones para poder hablar.. Que nos traigan las cosas por el aire con drones.. etc. más loco que eso …

5 Enfoque en el problema.

Siempre aparecen temas y la gente tiende a sacar sus problemas o lo que le incomoda. También se puede terminar hablando de otra cosa que no tiene que ver. La frase » eso lo trataremos en otra ocasión…» evita ese viaje por otros asuntos que no tocan.

6 Se explica de forma visual

Hay gente muy inteligente y con grandes ideas que no se explica bien. También hay gente que no entiende muy bien las palabras de otros. Hay que fomentar que pinten para expresar su idea. Es una manera muy fácil de explicar.

Es interesante dejar claro estas reglas para que la reunión sea un éxito. Empezad la reunión explicándolas.  Os voy a dejar un truco: Imprimid estas reglas en tamaño grande y colgarlo en un sitio visible de la reunión  y cada vez que uno se las salte decid su nombre y señalarlo en el póster. Es mucho menos intrusivo que mandar callar.

Os podéis bajar el cartel aquí reglas-de-reunion-creativa

Espero que os sea de utilidad