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Desperdicio Lean: los errores o defectos.

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“Lo peor no es cometer un error, sino tratar de justificarlo,

en vez de aprovecharlo como aviso providencial

de nuestra ligereza o ignorancia.”

Santiago Ramón y Cajal  (1852-1934) Médico español.

No olvidéis los maestros del LEAN nos impone esta regla sobre los errores ” cualquiera puede y debe parar un proceso o acción si detecta un error o algo que va a provocar errores y esta acción debe ser incentivada”

Todo el mundo sabe lo que es un error. Esta claro la idea que tenemos de lo que es un producto defectuoso, algo que no se ajusta a lo que nosotros hemos fijado como mínimo o máximo de calidad, cualquier cosa que construimos que al final no sirve para lo que esta hecho. Tambien la incorrecta información. Generan muchos desperdicios en material tiempo, repeticiones…

La manera de verlos es trivial: todo lo que debe ser repetido porque no se ajusta a lo que el cliente pide, lo que se estropea, lo que se rechaza…

Medirlos es muy fácil y ademas directo al “Hard Saving”, ya sabéis , el dinero que ser ahorra directamente: tantos errores menos por el coste de cada pieza.  Pero hoy voy a comentar otros errores, los errores que se cometen sin que nos demos cuenta y que ademas no nos parecen importantes porque calcular su coste no es nada fácil, son los que provocan “Soft Savings” y están en la raíz del diseño de un proceso o en la actitud misma de cada trabajador.

Por ejemplo:

  • Rellenar un impreso incorrectamente. Es muy común por creer que los datos son evidentes para la persona que recibe el impreso o no son relevantes. Se deben diseñar los impresos para que sean lo mas simples posibles con los mínimos datos posibles.
  • Escribir lo mismo en todos las solicitudes o pantallas de introducción de datos. Mil veces he podido comprobar que por ejemplo hay que resaltar que estás en tu país cuando es irrelevante, poner los datos del cliente en diferentes hojas o pantallas ya asociadas.(El tecleo a lo loco…) Si algo que tenias que haber hecho tu, no esta completo, alguien lo tendrá que hacer
  • Enviar un lote o pedido incompleto. Provoca ir varias veces al mismo sitio por urgencias muchas veces mal entendidas, una confirmación de la posible urgencia puede ahorrar viajes
  • Convocar a reuniones a personas que no se debe. No hacé falta que lo comente. que tire la primera piedra el que en una reunión no ha pensado ¿que hago yo aquí ?
  • Ser impuntual. Provoca esperas en los demás, ademas de ser una falta de respeto.
  • Introducir datos en sistemas informáticos, los mismos, por varias personas. Muy habitual no tener interconexion entre programas o sistemas informáticos que hacen que se repita trabajo. Con aplicaciones web muy sencillas se pueden solucionar.
  • No preparar una reunión. Esto es reunirse para nada con el consiguiente gasto de tiempo y esperas.
  • No advertir ni comentar un peligro futuro. Es de delito. Cuando se esta en un equipo hay que advertir de los peligros que ves en un proceso u operación ya sean económicos o no. Es trabajo de los superiores que haya ambiente propicio para hablar con libertad. Cuando no hay este ambiente la gente se calla y oyes frases del estilo ” esto ya los sabia yo… ” ” ya lo decía… ” fatal.
  • No compartir información. Tienes a gente buscando la información que tu tienes. A veces por que no sabes si le hacen falta a alguien. Hay que propiciar el análisis de procesos para que coincida la gente de varios departamentos y se hablen.
  • Adaptar la persona a la aplicación informática y no al revés. Se ve mil veces también, los tiempos cambian , los requerimientos del cliente también pero el sistema informático es rígido no cambia y hay que hacer diabluras por fuera para atender a lo que hay que hacer.
  • No usar aplicaciones informáticas. Hoy en día hay alternativas en la digitalización para todo. la rapidez en el acceso a la información es una ventaja que esta fuera de toda duda, Sin embargo ves en muchas empresas que se siguen usando por ejemplo albaranes tal como lo usaban los bereberes en el siglo octavo, sin cambios…
  • No facilitar el trabajo de los demás. Este punto es muy general pero muy común, ademas de ser insolidario es una obligación de los jefes correspondientes para que todo fluya. Se debe perseguir a los “apunta-tantos” que solo se ocupan de figurar por si mismos sin ayudar a nadie
  • Autorizaciones y Verificaciones. Aunque son necesarias hay que ver si ralentizan los procesos y sobretodo si son eficaces… no vayamos a descubrir que o ya loa han hecho otros o hay que autorizar o verificar tanto que no se mira lo que hay que ver y se hacen de forma automática, por no tener tiempo de hacerlas bien y lo único que hacen provocar esperas y desperdiciar tiempo

Ojo a estos errores el tiempo que se llevan es impresionante, aparte de la sobrecarga de trabajo improductivo…  ¿Detectais algun error enmascarado más…?

Saludos

 

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