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Management. Eficacia en 16 puntos

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“Eficiencia es hacer las cosas bien; eficacia es hacer las cosas correctas”.
Peter F. Drucker
(Experto en management)

Justo ahora después de vacaciones de Semana Santa, retomamos todas nuestras ocupaciones y no estaría de más plantearse hacerlo con más eficacia.
Hay veces que se es tremendamente eficaz si tenemos claro lo que hay que hacer y sobre todo lo que no hay que hacer. Os hago una recopilación de puntos que se dan en los cursos de management. Si entre todos los ponemos en marcha ganaremos eficacia y aunque va dirigido a quien maneja equipos, a cualquiera que lleve un tema determinado le puede venir bien:

 
1 Presentaciones  eficaces.
Mantén presentaciones de 15 minutos como máximo. Sólo una presentación en una reunión. Las presentaciones deberán ser rápidas, al punto. No más de 6-8 diapositivas. Pon como mucho tres frases por diapositiva y una idea en cada una de ellas. Las presentaciones tienen el propósito de convencer y de alcanzar o para obtener una decisión, y no para impresionar.
2 Una hoja.
Si no puedes explicarlo simplemente es que no lo entiendes lo suficientemente bien. Tienes que ser capaz de reducir tu idea en una sola página . Indica el contexto, problema y la tarea que nos ocupa , el plan de objetivos / estrategia / acción, los recursos necesarios , plazos e hitos .
3 No a Radio Macuto.
Hay que mantener los chismes de oficina, la política y el drama a un mínimo. Cultiva un ambiente abierto, transparente y personal. Dirección rápida y directa. No toleres matones ni traidores ni gente que no es capaz de llevarse bien. Habla con la gente, no temas que te digan lo que no te guste. El ambiente distendido es mucho más eficaz. No hay que confundir la seriedad con estar serio. Celebra siempre los éxitos aunque sean pequeños, celebra casi cualquier cosa para interaccionar con todos.
4 Para tomar decisiones hay que escuchar.
La gente debe sentirse libre para hablar pero las reuniones roban tiempo y dejan menos tiempo para hacer las cosas. Por lo tanto: No debe haber reuniones de más de una hora ni  reuniones con más de 8 participantes. Ninguna reunión sin agenda y plan y ninguna reunión con más de 5 temas. Cuidado con esa competición que hay en las reuniones de a ver quien mete más frases sin escuchar a los demás. Si fomentas la escucha todos aprenden y salen grandes ideas.
5 Mejor menos que más.
Hay que simplificar. Cada vez que se introduce algo nuevo (por ejemplo, un nuevo producto, la oferta de servicios, procesos, KPI, programas, manera de hacer, etc.) elimina dos existentes u otros similares. No se debe duplicar trabajo o complicar por una innovación.
6 Enfoque en el Futuro.
Se gasta una gran cantidad de tiempo para analizar y volver a analizar los resultados pasados . Hay  todo tipo de métricas para  perderse dentro de un cementerio de datos. La parálisis por el análisis. Hay que definir un conjunto limitado de indicadores clave de rendimiento relevante y simple y que se pueda obtener de forma automática que nos indique por donde vamos y cuál es la tendencia. Ojo a la moda de los cuadros de mando, No por mucho analizar de diferentes modos el pasado, el numero sube
7 Especificar objetivos claros.
Establece objetivos SMART : específicos ( dirigirse a un área específica ) , medibles ( cuantificar los indicadores de progreso ) , asignable (define quién lo hará ) , Realistic (qué resultados se pueden lograr de manera realista ) , especifique un plazo limitado (cuando los resultados pueden ser alcanzados ).
8 Comunicación Simple y clara.
Di lo que quieres decir. No digas una cosa y hagas otra, el ejemplo también comunica. Se puede decir todo, si se expresa con respeto. Apabullar de información tampoco es bueno. Asegúrate de que está claro cuándo comunicar qué a quién. Y no todo a todo el mundo en cualquier momento. Reparte los temas.
9 No fomentes adictos al trabajo.
Lamentablemente algunas empresas van demasiado lejos al considerar que es bueno tener gente adicta al trabajo. Confunden gente comprometida con adictos al trabajo y aparecen las poco productivas “horas de presentismo”. En realidad, sin embargo, los adictos al trabajo están a menudo con exceso de trabajo, mal humor y tienden a crear más problemas de los que resuelven. Hay que ayudar a sus equipos a hacer las cosas más rápido y planificar suficiente tiempo de descanso.
10 Cambio de lo que falla.
Si un plan, etc no funciona cambia partes. Si con los cambios todavía no tiene éxito, cámbialo entero. Más gente y más dinero en algo que no funciona hace que el problema se haga más grande. No hay que dudar en tomar decisiones difíciles aún hallamos invertido muchos recursos en algo. Decir “me he equivocado por este camino” y corregir, te hace mas grande. No lo dudes
11 No Penalizar Fallos.
Cometer errores es un elemento importante del proceso de aprendizaje. Si los empleados saben que serán castigados, se van a quedar en el lado seguro y las cosas nuevas no se probaran. Nos cargaremos la iniciativa de la gente. Como resultado, la organización va a ser menos creativa e innovadora, una legión de borregos que encima criticará a quien proponga algo nuevo.
12 Aprender de los éxitos y fracasos.
Es muy simple. Aprender de los éxitos se trata de construir sobre lo que funcionó. Con los fracasos se aprende lo que no debe hacer.
13 Delega.
Confía en tu equipo. Es el que tienes…dale autonomía y fomenta la iniciativa. Que el tema que manejen sea suyo, Nombra solo a un encargado de cada tema y deja claro quien lo lleva y quienes ayudan (evitaras conflictos de ego). Guíalos pero no le corrijas hasta la coma y valora sus aportaciones. Liberaras tiempo y podrás ocuparte de otras cosas.
14 Hay que ser claro acerca de las prioridades.
No debe haber más de 3 grandes iniciativas / proyectos o prioridades manejadas por cualquier organización departamento o persona al mismo tiempo. Paralelamente se debe además dar la autonomía los equipos para detener o ralentizar tareas menos prioritarias.
15 Empezar.
Las ideas son abundantes y la solución perfecta no existe. Lo que realmente importa es lo que haces al final. Pensamientos, palabras y planes sin acciones no generan resultados. Es mejor un mal plan hoy que un plan perfecto mañana, si lo ponemos en marcha siempre podremos mejorarlo. Si no está en marcha nunca.
16 Celebra.
Celebra cualquier éxito, con todo tu equipo, por pequeño que sea y da mérito al que lo tiene en esa celebración. Comparte la alegría con tu equipo y haz que se contagie, lograrás que estén locos por hacer algo bueno que celebrar y se ayudaran unos a otros para que eso suceda.
La eficacia es contagiosa. La desidia también.
Saludos

 

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