» Los males previstos resultan menores»

Séneca

A todos nos piden previsiones. Sirven para calibrar los planes que hay que hacer. A final de un periodo o del año debemos tener una idea de cómo ira el siguiente periodo. Qué bueno sería poder viajar al futuro y volver para hacerlas correctamente pero es imposible. Solo nos queda confiar en nuestra intuición y en todos los datos que tenemos a nuestro alrededor.

Preguntando a quienes hacen previsiones y presupuestos me dicen que se basan en sobretodo estadística y análisis de datos (bussines inteligent, Big y Smart Data) aplicado a:

• La previsión del año anterior (si se ha cumplido o no y la desviación).
• Patrones reconocibles de años anteriores.
• Los índices de economía generales o específicos del sector.
• Evolución de la demanda de nuestros productos.
• El número de proyectos en marcha.
• Estacionalidad y experiencia de otros años.

Lo que se debe prever y documentar son:

• En las áreas comerciales por lo menos estas cuatro previsiones:
  • Demanda, venta, precios y ciclo de vida de los productos. Estas previsiones serán la base de los planes de marketing, de distribución, de ventas y de promoción o campañas. Incide también en el plan de inversiones.
• En las áreas de producción u operaciones estas tres:
  • Previsión de materias primas, de mano de obra y de costes productivos. Esto provocará a continuación los planes de producción, de compras, de personal y de inversiones.
• En el área de recursos humanos:
  • Previsión de necesidades de personal, de asignación de trabajo. Para los planes de personal y es otra parte del plan de inversiones.
• En el área financiera:
  • Previsiones de ingresos, de gastos y de tesorería, indispensables para  el plan de inversiones y de financiación.

Hay que empezar siempre por el área comercial ya que es el que va a tirar de todas las demás. Es interesante exponer estas previsiones y planes juntos para ver la coherencia y que los responsables de cada área sepan lo que va a acontecer con la empresa o lo que se espera de ellos. En la exposición es interesante interrogar como han llegado a las conclusiones de cada supuesto para ver si coincide con la visión que el administrador tiene.

Deben ser lo más realistas posibles y a mitad de periodo debe haber una revisión para afinar si las circustancias han cambiado.

Saludos