“Antes de que puedas ganar, debes comenzar”.

 Connie R. Clay.

Si intentas implantar un CRM esta es la frase que más vas a oír y no solo tiene que ver con el típico miedo al cambio o miedo a hacer las cosas de otra manera a la que estás acostumbrado, es que en muchos casos va a ser cierto.

Esto suele ocurrir cuándo no se ha entendido bien la manera de usar el CRM; si usas el CRM como un simple herramienta de reporte a que te asomas una vez a la semana pues efectivamente lo único que vas a conseguir es que pierdas tiempo, porque en general pondras información de la que te acuerdas y habrá perdido todo el valor que se le puede dar a esta herramienta. Si a eso le añades alguna posibilidad de obtener la información del cliente de una forma que no sea CRM y que estés acostumbrado, no entraras nunca, y las posibilidades de la herramienta ni las conoceras.

.A veces ponemos nombres rimbombantes a las cosas y lo único que conseguimos es confundir a los usuarios. Si en lugar de llamar a esta aplicación CRM «Customer Relationship Management» lo llamáramos libreta electrónica para la gestión de clientes que es lo que es, la gente lo entendería a la primera y tendría muchas menos dudas.

Libreta electrónica para la gestión de clientes donde tendrás toda la información de los clientes y donde anotaras todo lo relevante, donde te podrán venir referencias y controlaras campañas y ofertas y oportunidades

Usar el CRM es no es cambiar la manera de la que se trabaja ahora es solo sustituir donde anotas ahora las cosas de los clientes en esta libreta electrónica.

En lugar de anotar las cosas en una agenda o libreta hazlo en el CRM. y hazlo directamente. Nada de anotarlo en otro sitio y luego copiarlo aquí. El valor del CRM es la información que contiene, tenemos que ser muy rápidos en reflejar en el CRM la información tal como la obtenemos.

Yo soy partidario de usar la voz para rellenar el CRM y ahora con el teléfono no puede ser más fácil.

Cómo usar el CRM

Si sigues mis indicaciones vas a ver que no es trabajar muy diferente a como lo haces habitualmente.

Como veis en el esquema hay que aprovechar los momentos que estás delante del ordenador para revisar leads o crearlos para crear oportunidades o revisarlas y para hacer ofertas, todo eso hará que tengas que crear tareas y visitas igual que haces ahora solo que con el soporte del CRM. En vez de usar tu libreta, agenda o tu cuaderno usas el ordenador.

Date cuenta que yo prefiero abrir primero el CRM para poder ordenar lo pendiente visitas tareas etcétera y una vez que he ordenado eso, después es cuando abro el servidor de correo (el Outlook) que también nos va a obligar después a crear tareas y visitas. Esta es la diferencia más importante, porque hasta ahora estás acostumbrado a lo primero que abres en el ordenador es el servidor de correo y yo te pido que sea después de abrir el CRM.

Cuando estás de visitas es cuando obtienes la información más interesante. Para eso es primordial que el CRM lo puedas trabajar desde una tablet o un teléfono, Si tienes tablet o usas ordenador en la visita ( si es posible) podrias anotar directamente en el crm las notas de la visita y si solo dispones de telefono podrías rellenar por voz las conclusiones de la visita justo antes de arrancar el coche e irte hacia otro cliente.

Esos son los 5 minutos por visita que probablemente te va a llevar y que probablemente coincidía con lo que te tardabas para anotar las conclusiones de la visita en una libreta.

Fuérzate a recoger y consultar la información del cliente directamente del CRM. Si está bien diseñado tendrás toda la información que te hace falta de cada cliente y vete olvidándote de otras maneras de obtener información. Un CRM bien implantado debe ser la principal herramienta informatica que tenga un comercial.

Úsalo siempre y úsalo todos los días. Empieza mañana y no cargues nada del pasado que no te sea útil excepto los contactos, esos, mételos todos.

Todas las herramientas de informática se olvidan si no se usan. Cuanto menos se usa más árida te parece y al contrario, cuanto más se usa más práctica te parece porque además descubrirás cosas de de los CRM modernos que son auténticos ahorros de tiempo.

Te aseguro que si comienzas con esta manera de funcionar con el CRM en mes y medio te parecerá una herramienta imprescindible. Aguanta el cambio ese mes y medio.