“No hay talento más valioso que el de no usar dos palabras cuando basta una.”

Thomas Jefferson (1743-1826) Político Estadounidense

En el mundo de las ventas y empresa en general, el correo electrónico es una herramienta muy útil, pero podemos morir aplastados por él y nos puede robar más tiempo del necesario, sobretodo los que vienen de nuestros propios compañeros. Os voy a hacer una recopilación de 12 consejos muy útiles que circulan por internet:

Consejos para manejar el correo electrónico.

1 No envíes las urgencias por correo, no es el canal adecuado, si es urgente llama.

2 Gestiona el correo cada 3 horas y no permitas que te desvíe de las tareas más prioritarias que te has planificado. Quita la señal sonora del móvil o el aviso en el Pc.

3 No hagas discusiones por correo electrónico, no son productivas, ni es un chat. Telefonea si sois 2 interlocutores o planifica una reunión si sois más.

4 Evita que los que reciben tu correo pierdan el tiempo: envía el correo sólo si es imprescindible, a las mínimas personas y con un asunto claro y conciso para que sin abrirlo todos sepan de qué trata.

5 Escribe los correos cortos y claros, como te gustaría recibirlos a ti: cuidando el lenguaje, las faltas de ortografía, evitando las mayúsculas y el uso indiscriminado de tipos diferentes de letras y colores.

6 La cortesía que nunca falte, ojo, las mayúsculas se consideran gritos y hay que tener cuidado que el tono del mensaje no sea mal interpretado. Léelo dos veces.
De forma informal, estos símbolos ayudan…… ; ) : (  : )  pero ojo, estos símbolos nunca a los clientes.

7 No mandes correos a deshoras, ni de noche, ni a la hora de comer ni los fines de semana… a no ser que sea realmente imprescindible (Se cierra un concurso, se acaba un plazo…) a mucha gente les avisa sonoramente. Las urgencias por teléfono. Si no es urgente, además de molestar, la gente puede pensar que los mandas a esa hora para hacerte notar y que los tenías guardados en borradores hasta ese momento…

8 Al contestar a las mismas personas, no reenvíes los adjuntos (que les han llegado ya) y si el tema ya se centra en menos personas no se lo renvíes a quien no le interese.

9 Lee los correos empezando siempre por el más reciente, así se evita leer correos más viejos relacionados. Borra los viejos que están enlazados.

10 Gestiona todos los correos cada día, sea respondiéndolos o bien planificándolos y no los imprimas si no es necesario. cuando lo hagas, no pares hasta que vacíes la bandeja de entrada. Tranquilo, las urgencias te vendrán por teléfono.

11 En la revisión aplica la regla de los 2 minutos: si puedes responder el correo en 2 minutos hazlo, si no, planifica la acción a realizar según la urgencia e importancia

12 Utiliza la técnica de toma de decisiones 4D cuando revises el correo:

• Delete: borra si el correo no es útil

• Do it : responde el correo si sólo necesitas 2 min. para hacerlo

• Delegate: delega el correo a un colaborador

• Defer it: pospón el correo y planifícatelo como tarea

¿Cómo Vaciar la bandeja de entrada?

Yo me creé tres carpetas fundamentales con el fin de vaciar la bandeja de entrada:

1 Carpeta Acción directa.– (los «Defer It») Aquí muevo todos los correos que tengo que responder o hacer algo y que me pondré con ello porque el asunto solo depende de mí. La iré vaciando más adelante según los vaya resolviendo.

2 Carpeta en seguimiento.– (los «Delegate») Aquí vendrán todos los correos en los que el asunto está vivo, o tengo que estar pendiente pero que no requieren una acción directa por mi parte, el asunto está pendiente de que otro haga algo o solo para información. También los correos que he delegado a otros o he pedido algo y espero que me respondan .Cuando el asunto está resuelto, paso estos correos a la carpeta histórico.

3 Carpeta histórico.– aquí van los correos de asuntos ya resueltos. Ni decir tiene que borro directamente los correos que no me interesan y la mitad de esta carpeta cada 6 meses lo uso como papelera de reciclaje

En definitiva: mas rapidez, menos agobios, menos correos enviados, menos líneas a leer y menos personas a les que se dirige el correo significan más tiempo disponible, más concreción, más eficiencia y más felicidad para todos.

¿Que te parece este método? ¿Cuál es tu método para que el correo no te aplaste?

Saludos