“Antes que cualquier otra cosa, estar preparado es el secreto del éxito”

Henry Ford, fundador de Ford.

Control. A todo el mundo le gusta tener las cosas bajo control. En esta entrada vamos a comentar para que controlar y que se debe controlar si te han asignado una nueva ocupación y por qué no, si eres el responsable máximo de un negocio o parte de él.

¿Cómo?

• Medir. Lo que no se mide no existe así que prepárate para tener KPI (Key Performance Indicator) adecuados para aquello que quieres controlar. Si no lo mides no habrá manera ni de comparar ni de ver la marcha de lo que quieres controlar. No hay que olvidarse que el control suele poner en guardia a los empleados, así que hay que tener cabeza. Que el cumplimiento de un determinado KPI no elimine la visión de conjunto o el objetivo general, la flexibilidad es la norma.
• Observar y hablar. No me cansare nunca de repetir que la cosa las sabe quién las hace. Nunca es tiempo perdido el hablar con tus compañeros / equipo de lo que están haciendo.
• Periodificar. Hay que ponerse como meta comprobar estos indicadores, observaciones y charlas en un tiempo determinado dependiendo de su importancia, algunos pueden esperar un trimestre, otros mensuales. A tu criterio, créate un plan. Todos comentados con los responsables correspondientes.

¿Por qué controlar?

No es solo para sentirse mejor, está claro sino para:

• Comprobar el rendimiento hacia el objetivo fijado.
• Ver como se está desempeñando la tarea, el “que ocurre”.
• Dar feedback a los equipos.
• Alertar, saber o atajarlas causas de las posibles desviaciones a tiempo.
• Corregir.

¿Qué controlar?

Aquí indico una lista de lo mínimo que debe comprobarse en un negocio y es donde es más fácil hacer aguas si no se tiene cuidado, es básicamente y también en donde enfocar  productividad:

• Venta y postventa. Esta es la parte que a nadie se le olvida, quizás algo más la post venta; ratios de venta, márgenes, fidelización de clientes, evoluciones, campañas.
• Economía y finanzas. No es solo la contabilidad necesaria sino el análisis de que está pasando y los ratios que queremos,…Costes fijos, variables, dentro de esto es muy importante la Tesorería: Cobros y pagos. Tener el dinero justo y a tiempo financiándose lo necesario un arte.
• La producción: la capacidad máxima y mínima, planificación calidad, márgenes y coste
• Stocks, los inventarios: el gran descuidado. La gestión de los almacenes es donde se aparca una gran cantidad de dinero de la empresa. Tener lo justo y a tiempo no olvidándose del nivel de servicio es otro arte que ahorra dinero. Atención a las compras.
• Las personas RRHH, retribución acorde con rendimiento y valor. Las pérdidas de personas de valía en las empresas o desmotivación es un gasto inasumible. Hay que controlarlo y es desde mi punto de vista es el más difícil.

Hay que tener cuidado con el exceso de control porque mata la iniciativa y la creatividad. Voy a acabar con otra frase en este caso de Peter Drucker:

“Si confías demasiado en el poder del trabajador corres riesgos de anarquía, pero sin embargo si confías demasiado en el comando, en el control sacrificas la creatividad. El truco para los administradores es determinar metas a largo plazo pero al mismo tiempo permitir a los empleados que trabajen formas para la obtención de esas metas”.

¿Qué controlaríais vosotros además?